TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ KHAI TRƯƠNG

"Lễ khai trương – Grand Opening" là một trong những sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp. Tổ chức “lễ khai trương” không chỉ là dấu mốc đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh hay giới thiệu một thương hiệu mới đến với khách hàng mà nó còn mang giá trị tinh thần, phong thủy.

Việc tổ chức “lễ khai trương” thành công và ấn tượng sẽ mang lại rất nhiều ý nghĩa, lợi ích cho doanh nghiệp trên con đường hoạt động và phát triển trong tương lai. Không chỉ bởi niềm vui, niềm phấn khích trong ngày đầu tiên, việc tổ chức "lễ khai trương" văn phòng làm việc còn đem lại nhiều lợi ích khác:

• Đánh dấu bước khởi đầu của 1 công việc.
• Công việc sẽ suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió (theo ý nghĩa về mặt tâm linh).
• Tạo tiếng vang, là một dip để quảng bá thương hiệu rất hiệu quả, đặc biệt là sẽ thu hút được nhiều người dân xung quanh (có thể là những khách hàng tiềm năng mới).
• Về đối ngoại, đây là dịp để doanh nghiệp thắt chặt mối quan hệ với những đối tác, khách hàng lớn, cũng như mở rộng quan hệ với các đối tác và khách hàng tiềm năng.
• Về đối nội, các hoạt động tổ chức lễ khai trương sẽ giúp nhân viên thêm gắn kết hơn, nâng cao tinh thần và trách nhiệm của thành viên công ty.

Thế nhưng làm thế nào để “lễ khai trương” diễn ra suôn sẻ, thành công nhất? Đằng sau mỗi buổi lễ như thế là cả một ekip dàn dựng chương trình, lên kế hoạch chuyên nghiệp. Dưới đây là quy trình cụ thể của tổ chức sự kiện “lễ khai trương”:

1. Mục đích, lí do tổ chức.

"Tổ chức lễ khai trương" là sự kiện lớn với bất cứ đơn vị nào, bởi đây là sự khởi đầu, là nghi thức báo hiệu, đánh dấu sự phát triển mới, mở ra hy vọng mới trong sự hào hứng của những người làm kinh doanh.

"Lễ khai trương" không đơn thuần chỉ là việc tổ chức một buổi ra mắt mà còn có ý nghĩa giới thiệu, quảng bá sản phẩm dịch vụ của mình hướng tới nhiều người, nhiều đối tượng khách hàng cũng như xác định những khách hàng tiềm năng. Vì thế nên "lễ khai trương" phải luôn tạo sự ấn tượng, độc đáo và thu hút được nhiều khách hàng quan tâm chú ý đến với mục đích thương mại nhằm để khách hàng có thể biết tới doanh nghiệp cũng như sản phẩm của doanh nghiệp.

Chính vì thế mà chúng ta - các nhà tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ được văn hóa của doanh nghiệp đó, loại hình kinh doanh của họ để có những kịch bản phù hợp, ấn tượng và độc đáo nhất có thể.

2. Ý tưởng và chủ đề của buổi khai trương.

Việc lên chủ đề và ý tưởng của "lễ khai trương" phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng là như thế nào. Vì vậy việc đầu tiên của chúng ta là tiếp cận và lấy thông tin của khách hàng, từ đó đưa ra cho họ những giải pháp và ý tưởng chủ đề phù hợp nhất.

3. Khi nào thì sự kiện diễn ra?

Là một quốc gia mang đậm nét văn hóa truyền thống Á Đông, từ xưa người Việt luôn có quan niệm xem tử vi để chọn ra ngày khai trương, với hy vọng công việc làm ăn được may mắn, thuận lợi, buôn bán phát đạt.

Theo kinh nghiệm "tổ chức khai trương cửa hàng" thì thông thường, các ngày nghỉ cuối tuần hoặc dịp lễ Tết là lúc người tiêu dùng có nhiều thời gian dành cho mua sắm nhất.

Sau khi xác định được "thời gian diễn ra lễ khai trương" chúng ta cần xác định chi tiết, cụ thể tiến trình sự kiện diễn ra như thế nào? Trong bao lâu?…

4. Địa điểm tổ chức lễ khai trương?

Thông thường thì một "sự kiện khai trương" cửa hàng sẽ có 2 phần ("phần lễ" và "phần gala dinner"). "Phần lễ" sẽ được tổ chức tại địa điểm kinh doanh của khách hàng, còn "phần gala dinner" sẽ được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn…phụ thuộc vào nhu cầu của khách.

Tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện.

5. Đối tượng khách mời của buổi khai trương?

Doanh nghiệp không chỉ cần phải đặt mục tiêu tiếp cận đến khách hàng mà còn phải biết lưu ý đến các đối tác, đặc biệt là những đối tác tiềm năng trong tương lai, đừng coi "lễ khai trương" chỉ đơn thuần là một sự kiện ăn mừng, đây là yếu tố tạo nên thời cơ hội nhập vào cộng đồng doanh nghiệp. Kế hoạch truyền thông phải được hoàn thiện trước khi thực hiện event 2–3 tuần.

Chúng ta cần lấy danh sách khách mời từ doanh nghiệp từ sớm để biết cần không gian rộng bao nhiêu, bao nhiêu ghế và bao nhiêu thức ăn… Từ đó thiết kế và gửi thiệp mời hoặc thông báo về bữa tiệc trước khoảng 1 tuần để khách mời có thời gian thu xếp có mặt đông đủ.

6. Sự kiện được tổ chức như thế nào?

• Chuẩn bị bộ cắt băng khai trương.

Có lẽ trước khi đặt câu hỏi "tổ chức khai trương" cần làm gì, bạn cũng đã biết chuẩn bị bộ cắt băng khai trương là một việc nhất định không thể thiếu. Cắt băng khai trương là nghi thức trang trọng, thiêng liêng nhất buổi lễ.

• Thi công dàn dựng trang trí:

        – Bên ngoài khu vực lễ: treo banner doc, banderol ngang, cờ phướn, cờ đu xung quanh khu vực lễ.

        – Khu vực cổng chào lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barrier và thảm đoe, cây kiểng lối đi vào khu vực lễ

        – Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí

        – Khu vực khai trương, khánh thành: cắt băng khánh thành.

        – Khu vực tiệc (nếu có)

        – Dọn dẹp vệ sinh

• Nội dung lễ khai trương

        – Tiếp tân (có thể do bên "tổ chức" cung cấp) mặc đồng phuc đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời.

       – Lân sư rồng đón khách múa trống mở màn (nếu khách yêu cầu)

       – Văn nghệ chào mừng

       – Dẫn chương trình (nắm rõ đường dây kịch bản) (dẫn chương trình có thể do bên "tổ chức" cung cấp)

       – Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa của buổi lễ.

       – Giới thiệu đại biểu

       – Giới thiệu phát biểu của doanh nghiệp (chủ đầu tư, lãnh đạo ban Chính quyền địa phương…)

       – Nghi thức "lễ khánh thành": cắt băng khánh thành, nghi thức đặc biệt

       – Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có).

• Kết thúc buổi lễ khai trương

       – Tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị

       – Dọn dẹp vệ sinh trả mắt bằng cho doanh nghiệp, địa phương

Một khởi đầu tốt đẹp sẽ mang đến may mắn, phát đạt, thịnh vượng, giúp chuyện làm ăn của bạn thuận buồm xuôi gió. Chính vì vậy, một quy trình tổ chức sự kiện "lễ khai trương" cần có sự đầu tư kĩ càng, chuyên nghiệp, nhất quán trong khâu tổ chức.

Ngược lại, một buổi "lễ khai trương" chỉ phục vụ hình thức ”lấy lệ“, "mắc nhiều lỗ hổng" trong khâu lên ý tưởng kịch bản và “non kém” về kinh nghiệm tổ chức sẽ phát sinh nhiều vấn đề và chỉ để lại ấn tượng về sự hời hợt, kém chuyên nghiệp.

Có thể thấy, khi tự "tổ chức khai trương", ngoài việc phải đương đầu với những sự cố có thể phát sinh bất cứ lúc nào như thời tiết, hạng mục nhỏ lẻ không thống nhất, thiết bị kém chất lượng do chưa được kiểm định,… bạn sẽ phải đánh đổi nhiều hơn thế. Đó không chỉ là thời gian, công sức mà còn là hình ảnh, uy tín của chính bạn cũng như doanh nghiệp