Bài viết

I/ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ LÀ GÌ?

Truyền thông là một công cụ giúp cho doanh nghiệp có thể giới thiệu, tương tác với khách hàng của mình, với các đối tác bên ngoài, thiết lập một mối quan hệ tốt đẹp và mang lại giá trị cho nhau.

Cũng giống như truyền thông, truyền thông nội bộ ( internal communication) là thiết lập kênh truyền tải thông tin, thiết lập nền móng cho các mối quan hệ tốt đẹp trong công ty, thúc đẩy hiệu quả mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên, giữa quản lý bộ phận này với bộ phận kia, giữa lãnh đạo với nhân viên. Và biến những mối quan hệ đó thành một sức mạnh, niềm tin và cùng chung mục tiêu xây dựng tốt đẹp môi trường công ty, đạt được hiệu quả công việc và mang lại cho nhau những giá trị tốt đẹp.

Truyền thông nội bộ chính là việc truyền tải thông tin với nhau, thiết lập các cuộc đối thoại về các chính sách, quyền lợi, nghĩa vụ của mỗi cá nhân trong tổ chức.

Truyền thông nội bộ do bộ phận nào trong công ty phụ trách?

Thông thường, truyền thông nội bộ là trách nhiệm của bộ phận nhân sự. Bên cạnh đó bộ phận này có thể kết hợp cùng các bộ phận Marketing, PR, có một số đơn vị mảng này do phòng Marketing hoặc PR phụ trách, Họ phụ trách truyền thông bên ngoài và truyền thông trong công ty. Tuy nhiên, bộ phận này cũng có thể được phụ trách bởi một bộ phận nào đó được công ty/ ban lãnh đạo chỉ định…

Truyền thông nội bộ là làm những việc cụ thể như thế nào? Và truyền thông nội bộ có cần thiết hay không? Truyền thông nội bộ có tầm quan trọng ra sao?

Chắc chắc một điều là truyền thông nội bộ rất quan trọng vì: Có rất nhiều công ty/doanh nghiệp xảy ra tình trạng là thông báo được truyền tải xuống nhân viên không chính xác, nhân viên hiểu sai ý của ban lãnh đạo, văn bản được ban hành nhưng nhân viên không tiếp cận chính xác thông tin chỉ truyền tai nhau & nội dung bị hiểu sai và có những bất mãn dành cho công ty, lơ là trong nhiệm vụ…Trường hợp này xảy ra với các công ty lớn, công ty có đông nhân viên, nhiều chi nhánh và các công ty có số lượng công nhân nhiều.

Truyền thông nội bộ có nhiệm vụ truyền tải đúng & người tiếp nhận thông tin hiểu đúng các thông báo, thông tin quan trọng của công ty & có nhiệm vụ tham gia, chấp hành nghiêm chỉnh, tự nguyện, vui vẻ…

Bộ phận truyền thông có nhiệm vụ thỏa mãn khao khát thông tin từ nhân viên, là cầu nối giao tiếp tuyệt vời giữa nhân viên và ban lãnh đạo. Tạo một môi trường để tất cả mọi người đều có thể chia sẻ ý kiến, đóng góp, cống hiến & được công nhận cho công sức, nỗ lực của họ. Tạo ra một môi trường mà tất cả nhân viên đều cảm nhận được giá trị của họ, họ đang được tôn trọng & cống hiến& được công nhận bởi những đống góp vì giá trị to lớn của tập thể.

Mỗi nhân viên là một mảnh ghép của bức tranh hoàn hảo doanh nghiệp. Cho dù khuyết vị trí nào, người nào thì bức tranh sẽ không hoàn hảo. Đó chính là sức mạnh của đoàn kết, là giá trị cốt lõi của truyền thông nội bộ!

II/ CÁC KÊNH ĐỂ THỰC HIỆN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

Việc chia sẻ thông tin nội bộ cần được thực hiện ra sao? Tất nhiên việc phát triển công nghệ internet cũng được áp dụng vào truyền thông nội bộ bằng cả hình thức chia sẻ trực tiếp, văn bản (giấy) & qua internet/ kênh điện tử.

Kênh truyền thông nội bộ gồm hộp thư, email, điện thoại, website, fanpage…là các kênh mà bất cứ nhân viên nào cũng có quyền truy cập vào & bất cứ lúc nào ban lãnh đạo/ những nhân viên truyền thông cũng có thể tiếp nhận thông tin, lắng nghe họ chia sẻ, phẩn hồi, hồi đáp thông tin.

Làm thế nào để xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả? Tất cả các tổ chức, bất kể quy mô lớn hay nhỏ thì đều cần có một kế hoạch truyền thông nội bộ được xây dựng tốt. Muốn lên kế hoạch truyền thông nội bộ là làm thế nào? &  chức năng của một kế hoạch truyền thông nội bộ là gì?

Dưới đây là một số bước quan trọng trong việc lập kế hoạch truyền thông nội bộ:

1. Nghiên cứu & phân tích tình hình hiện tại của tổ chức, nắm bắt tình trạng hiện tại của tổ chức đang khó khăn ở đâu, cần những tháo gỡ nào? Xác định những kênh/ nhóm nào giúp truyền tải thông tin tốt & nhân viên đang cần gì? Lên checklist những cải tiến cần thực hiện.

2. Xác định mục tiêu và mục tiêu truyền thông cần thực hiện.

3. Xác định đối tượng của bạn và phân khúc nó cho phù hợp - , nên chia nhỏ theo nhóm riêng từng bước hay thực hiện đồng bộ ngay thì hình thức nào phù hợp với tình hỉnh hiện tại theo từng nhóm như: theo cấp quản lý, theo bộ phận, vị trí, kỹ năng, thế hệ... Lựa chọn các danh mục phù hợp với doanh nghiệp, văn hóa, phong cách của công ty bạn.

4. Xác định thế mạnh mà công ty đang có là gì? ở đâu?

5. Soạn các thông điệp cốt lõi công ty một cách ngắn gọn, rõ ràng để tất cả nhân viên hiểu rõ.

6. Lên kế hoạch, chiến thuật và kênh liên lạc của bộ phận như: gmail, hotline bạn - chẳng hạn như Website, Email, facebook, bảng thông tin, điện thoại, zalo...

7. Thiết lập lịch gặp mặt, đối thoại, giao tiếp nội bộ. 

8. Thực hiện những buổi giao lưu kết nối, chia sẻ thowjc tế bên ngoài như: team buiding,...

9. Lên kế hoạch về việc giúp nhân viên phát huy sức mạnh của họ, bồi dưỡng tài năng, nâng cao kỹ năng của họ

10. Cần xác định các chỉ số hiệu suất chính để theo dõi kết quả - đo lường hiệu quả của truyền thông nội bộ giúp xác định cải tiến ngắn hạn và dài hạn.

Truyền thông nội bộ không chỉ dừng lại ở việc truyền tải thông tin mà là một hoạt động lâu dài để tạo nên những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Do đó, những người làm công tác truyền thông nội bộ không chỉ là người thông minh, nhạy bén, có khả năng lập kế hoạch giỏi, hoạt ngôn mà phải là những người hiểu rõ công ty, thấu hiểu được mong muốn của nhân viên, sáng tạo những nội dung mới mẻ, tránh những tác phong & suy nghĩ khô cứng, cổ hủ, không kịp thay đổi bản thân & có những bước thực hiện "chuyển mình" văn hóa doanh nghiệp cho phù hợp thì rất khó làm cầu nối & hoàn thành tốt công việc cũng như mong đợi của ban giám đốc, nhân viên.